AUTORESPONDER – PRZYKŁADY W JĘZYKU POLSKIM I ANGIELSKIM

Przykłady automatycznych odpowiedzi w języku polskim i angielskim.

Jeżeli szukasz przykładu automatycznej odpowiedzi w języku francuskim, to też takową w tym artykule znajdziesz. Choć więcej informacji na temat autoresponderów w języku francuskim oraz najczęściej popełnianych błędów w treściach automatycznych odpowiedzi napisanych po francusku znajdziesz tutaj.

Śmiało! Sprawdź, jakie informacje powinny znaleźć się w Twoim autoresponderze zanim znikniesz z pracy.

Automatyczna odpowiedź – autoresponder – out of office – OOO

Wybierasz się na urlop? Czeka Cię wyjazd służbowy? Masz wizytę klienta? A może już jesteś na warsztatach czy konferencji i ciągle ktoś coś od Ciebie chce, a Ty nie masz warunków do rozmowy.

Co wtedy?

Pierwsza myśl: autoresponder.

Dokładnie tak, włącz automatyczną odpowiedź. Daj znać ”światu”, że w danym okresie nie jesteś (w pełni) dyspozycyjny, ale wkrótce (tu przydałaby się bardziej precyzyjna informacja) będzie Cię można znowu złapać.

I tu pojawia się pytanie:

Co takiego napisać w treści autorespondera?

Jakie informacje zawrzeć, by poinformować o swojej nieobecności czy ograniczonej dostępności, ale tak by nie poirytować odbiorcy.

Nie oszukujmy się, jak wysyłam do kogoś wiadomość i po chwili w mojej skrzynce e-mailowej pojawia się autoresponder a czasem zalewa mnie i ich fala, to zwykle nie tryskam z tego powodu radością. A na usta cisną się francuskie ”grube słowa”.

Po pierwsze, bo zdarza się, że takich automatycznych wiadomości dostaję kilka naraz i mam nieodparte wrażenie, że moja skrzynka jest spamowana.

Po drugie, jeszcze zanim przeczytam treść automatycznej odpowiedzi z góry już wiem, że nie będzie ona zawierać informacji, których potrzebuję. Dana sprawa nie zostanie rozwiązana od ręki. Zadanie do wykonania nadal będzie wisieć na mojej ”to do” liście. I na dodatek, w zaistniałej sytuacji jestem zmuszona wrócić do wysłanej przed momentem wiadomości, by włączyć sobie remindera.

Taki obrót sprawy raczej PM(O) nie cieszy.

Mimo to czasem trzeba trochę odpocząć. Wybrać się na urlop. Odebrać nadgodziny. Zacząć pracę nieco później albo skończyć wcześniej niż zwykle. Wziąć udział w konferencji branżowej czy jakichś warsztatach doszkalających. Zresztą co jakiś czas na kalendarzu pojawiąją się też święta, czasem dopadnie nas jakieś choróbsko i nie ma rady, na wolne trzeba pójść. A wtedy bez autorespondera (np. Out of Office Assistanta w Outlooku) ani rusz.

Co powinno znaleźć się w treści autorespondera?

Jeśli chodzi o samą treść automatycznej wiadomości, to powinny się w niej znaleźć poniższe informacje:

1. Okres nieobecności

Ważne, by podać informację, do kiedy włącznie nas nie ma. Ewentualnie, kiedy najwcześniej można spodziewać się od nas odpowiedzi.

2. Kontakt do zastępcy

Kontakt do osoby, która będzie w stanie pomóc, odpowiedzieć na pytania adresata e-maila, gdy nas nie będzie w pracy.

Zwykle podaje się nazwę projektu czy też klienta i adres email (czasem telefon) do osoby kontaktowej (w korpo nazywa się taką osobę backupem). Ale można się również spodziewać, że w autoresponderze pojawi się bardziej ogólna informacja w stylu: nazwa działu firmy wraz z ogólnym emailem, do którego dostęp ma kilka osób.

Dość często w treści autoresponderów można też znaleźć inne informacje, co do umieszczania, których mam wątpliwości. A mianowicie:

3. Numer telefonu służbowego

Z reguły, jako sposób skontaktowania się z nami w sprawach niecierpiących zwłoki podany zostaje numer telefonu służbowego.

4. Przyczyna nieobecności

Tu zazwyczaj pada informacja, że ktoś jest na urlopie, warsztatach z klientem, u klienta, na szkoleniu, na konferencji itp.

Jeśli chodzi o pierwszą kwestię – kontakt w sprawach niecierpiących zwłoki, to nie jestem do niego całkowicie przekonana z kilku powodów:

Po pierwsze, jeśli z kimś współpracuję na co dzień, to zazwyczaj ta osoba, w tym i klient, wie doskonale jak mnie ”dorwać”.

Po drugie, to co dla kogoś jest pilne, niekoniecznie musi też być pilne dla mnie.

I po trzecie, albo się jest na wolnym czy chorobowym, albo nie.

Z drugiej jednak strony, patrząc z perspektywy osoby prowadzącej działalność gospodarczą (a nie korpoludka), której zapewne zależy na pozyskiwaniu nowych klientów/projektów, zawarłabym w automatycznej odpowiedzi informacje, czy, kiedy i jak można się ze mną skontaktować. Nie chciałabym przecież, żeby interes życia mnie ominął 😉

Co do drugiej kwestii – informowania o przyczynach nieobecności, to jak dla mnie niewiele zmienia czy w treści autorespondera pojawia się informacja, że ktoś jest na urlopie, szkoleniu, warsztatach itd. Nie ma go i już! Trzeba sobie jakoś poradzić bez niego.

Niemniej jednak wyczulam, że dla wielu osób brak takiej informacji jest odbierany jako niegrzeczność, stąd też decyzję czy pisać o przyczynie nieobecności zostawiam już Tobie.

I jeszcze jedno, żeby nie przyszedł Ci pomysł do głowy, by wypisywać w autoresponderze informacji uznawane za powszechnie prywatne typu, że Twoja nieobecność jest spowodowana opieką nad dzieckiem czy pobyt w szpitalu. Wtedy należy wpisać sick leave (zwolnienie) i tyle.

Standardowa automatyczna odpowiedź w języku polskim

Reasumując taka standardowa automatyczna wiadomość brzmi następująco:

Szanowna Pani / Szanowny Panie,

Uprzejmie informuję, że w dniach (termin od) – (termin do) jestem nieobecna/nieobecny w biurze (ewentualnie powód nieobecności: przebywam na urlopie, jestem na konferencji itp.). Odpowiem na Państwa pytania po powrocie w ciągu kolejnych (ilość dni, możesz też podział przedział czasowy) dni.

Jeśli sprawa jest niecierpiąca zwłoki proszę o kontakt z (Panią / Panem imię i nazwisko osoby kontaktowej) pod adresem (e-mail) lub telefonicznie (numer telefonu – sprawdź, żeby numer był poprawny i ta osoba faktycznie w czasie Twojej nieobecności była dostępna – nic bardziej frustrującego, jak dostać podwójną automatyczną odpowiedź!!!).

Z poważaniem,

(Twoje imię i nazwisko)

(ewentualnie Twoja stopka z e-maila – nazwa i dane teleadresowe firmy)

Typowe błędy w treści autoresponderów w języku angielskim

Zanim przejdziemy do poprawnych przykładów treści automatycznych odpowiedzi w języku angielskim, ku przestrodze przed bezmyślnym ich kopiowaniem od kolegów/koleżanek czy też z innych mało wiarygodnych źródeł, zerknij jeszcze na kilka typowych błędów, jakie znalazły się w poniższej wiadomości:

Dear Sender,
Betwen {błąd 1} 03-12.07.2017 I’m { błąd 2} on annual leave. During my absence, please contact with {błąd 3} (imię i nazwisko osoby do kontaktu) [e-mail; numer telefonu].

Best regards,
Twoje imię i nazwisko

Błąd 1. Literówki

Zanim ustawisz automatyczną odpowiedź sprawdź czy nie ”zjadłeś” jakiejś litery. Czy przekaz jest jasny i czy gramatycznie wszystko jest OK.

Błąd 2. Formy skrótowe

– staraj się w treści firmowych autoresponderów używać pełnych form angielskich słów. Pisz ”I am”, nie ”I’m”. Zadbaj o to, by treść automatycznej wiadomości była napisana w tonie formalnym.

Błąd 3. Angielski czasownik! ”to contact”

Uważaj na angielskie słowo ”contact”, a dokładniej na zwrot ”kontaktować się z kimś”.

W języku angielskim słowo ”contact”, będące rzeczownikiem, faktycznie występuje ze słówkiem ”with”:

I keep in close contact with Monika.

Mary, please wash your hands because they’ve come into contact with chemicals.

Natomiast ”to contact”, czyli czasownik, już nie ma po sobie ”with”:

I’ve been trying to contact you for days.

Feel free to contact me for more information.

For further information, please contact our customer service department.

If I can be of further assistance for information, please contact me next week.

I ask anyone with further information to contact me.’

A zatem zapamiętaj, że w języku angielskim kontaktować się z kimś to: ”to contact sb” (bez with).

Przykłady automatycznych odpowiedzi w języku angielskim

No i nadszedł czas, bym podzieliła się z Tobą, moimi wytrwale gromadzonymi przez lata pracy w korporacji przykładami typowych treści autoresponderów w języku angielskim, do wykorzystania na co dzień w pracy w środowisku międzynarodowym.

1. Transit – podróż

I am out of the office until (data, np. 7Apr18) and then will be travelling to (lokalizacja, np. to the UK).  I will respond as soon as I can. Please contact the following if you require an urgent response before my return. Thank you.

–  (nazwa projektu – imię i nazwisko osoby do kontaktu)

–  (nazwa projektu – imię i nazwisko osoby do kontaktu / imię i nazwisko osoby do kontaktu)

Best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

(ewentualnie Twoja stopka z e-maila – nazwa i dane teleadresowe firmy)

2. Sick leave – zwolnienie

I am out of the office until (data, np. 10 Mar 18).  I will review your message following my return on (dzień, data). If you need immediate assistance, contact (imię i nazwisko osoby do kontaktu, telefon, adres e-mail).

Best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

3. The shortest version – najkrótsza wersja

Dear sender,

Thank you for e-mail! I am on holidays and will be back on August 18th.

Kindest regards

(Twoje imię i nazwisko)

4. Longer version – dłuższa wersja

Dear sender,

Thank you for your message. I will be out of the office until the 15th of December included.

In case of any (nazwa projektu) project’s issues / questions please contact (imię i nazwisko osoby do kontaktu).

With my best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

5. Less formal – mniej oficjalna wersja

Hi,

I am away from the office between the 4th of July and 25th of July, so I will check my e-mail box when I come back. This e-mail has not been forwarded. (Twoja wiadomość nie została dalej przesłana, więc… najlepiej będzie jak prześlesz ją ponownie do kogoś innego z mojego działu / projektu itp.)

With the urgent cases related to:

–  (nazwa projektu) please contact my colleague (imię i nazwisko osoby do kontaktu)

–  (nazwa projektu) please contact (imię i nazwisko osoby do kontaktu) and (imię i nazwisko osoby do kontaktu).

Best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

6. Conference – konferencja

Dear,

Thanks for your e-mail. I am currently on full day conference with very limited access to my e-mails.

If urgent please call or text me on my mobile phone (Twój numer telefonu).

I’ll be back in the office Tuesday November 3rd.

Kind regards,

(Twoje imię i nazwisko)

(ewentualnie Twoja stopka z e-maila – nazwa i dane teleadresowe firmy)

7. Holiday – urlop

Please be advised that I will be on (annual) leave (albo holiday) this week through December 16th.

I apologize in advance for any delay in responding to your e-mail. If this matter is urgent do not hesitate to call or message me via mobile at (Twój numer telefonu), noting that I will be in CET time zone.

Best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

Hi

I am currently out of the office on annual leave and will only be checking emails intermittently, please expect delay in my response.

Thanks

(Twoje imię i nazwisko)

Hi

I am out of the office until (data, np. 26th May) on annual leave. I will be checking emails periodically.

Kind regards,

(Twoje imię i nazwisko)

8. Travelling / Internet access issues – podróż / dostęp do Internetu

Please be advised that I will be travelling today then attending workshops (albo participating in workshops) in Europe November 17th.

I apologize in advance for any delay in responding to your e-mail. I will respond at my earliest opportunity once I have connectivity.

Best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

9. Public holiday – dni ustawowo wolne od pracy

Please be advised that November 1st is a statutory (albo public) holiday in Poland.

I apologize in advance for any delay in responding to your e-mail. Please do not hesitate to call me at (Twój numer telefonu) if the matter is urgent.

Thank you for your understanding and best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

10. Celebration – świętowanie

Please be advised that I will be out of office (celebrating (nazwa święta)), Monday January 1st. However I will be checking e-mail on a periodic basis.

I apologize in advance for any delay in responding to your e-mail. If this matter is urgent do not hesitate to call or message me via mobile at (Twój numer telefonu), noting that I will be in GMT time zone.

Thank you and best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

11. Christmas, Easter, New Year – święta i okres świąteczny

Thank you for your email, I am currently out of the office until (data).

I will reply to your message promptly when I return. But, if you require immediate assistance, please send an email to (imię i nazwisko osoby do kontaktu) at (email do tej osoby) in my absence.

Wishing you and yours a wonderful holiday season!
(Twoje imię i nazwisko)

Automatyczna odpowiedź w języku francuskim wraz z tłumaczeniem na język angielski

Na zakończenie jeszcze jeden przykład automatycznej odpowiedzi w języku angielskim będącym wolnym tłumaczeniem z języka francuskiego.

Głównym językiem w automatycznej odpowiedzi był język francuski, a tłumaczenie w języku angielskim było zamieszczone dodatkowo, dla osób nie znających francuskiego.

12. Autoresponder po francusku, z wolnym przekładem na angielski

Veuillez noter que je serai absent(e) entre (data) et (data, np. 15 et 26 juin) puis en congé jusqu’au (data, np. 18 juillet 2019) (inclus – możesz dodać ”włącznie”, żeby nie było wątpliwości do kiedy dokładnie Cię nie będzie).

Pour des problèmes urgents vous pouvez contacter:

(imię i nazwisko osoby do kontaktu) (adres email tej osoby), tél. (numer telefonu osoby do kontaktu)

Cordialement,

(Twoje imię i nazwisko)

° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° °

Please note I will be absent (data, np. June 15-26th) and then I will be on leave until (data, np. July 18th, 2019) (included – ewentualnie do dodania).

For urgent matters please contact:

(imię i nazwisko osoby do kontaktu) (adres email tej osoby), tel. (numer telefonu)

Kind regards,

(Twoje imię i nazwisko)

Autoresponder w języku francuskim – przykłady do zainspirowania i najczęstsze błędy

Jeśli chciałbyś jeszcze zgłębić temat automatycznych odpowiedzi w języku francuskim. Przeglądnąć więcej przykładów autoresponderów w tym języku. Uniknąć najczęściej popełnianych błędów w treściach automatycznych odpowiedzi napisanych po francusku, to zerknij do tego artykułu: ”Autoresponder – przykłady w języku francuskim”.

Zrób to wcześniej!

Na koniec jeszcze ostatnia podpowiedź z mojej strony.

Staraj się redagować treść i ustawiać autoresponder co najmniej jeden dzień przed Twoim ostatnim normalnym dniem pracy. Dlaczego? Ponieważ z reguły, gdy nadchodzi czas, by się pakować i kończyć pracę nagle pojawiają się jakieś niecierpiące zwłoki sprawy do załatwienia. I w ferworze walki z upływającym czasem bardzo łatwo wyjść z biura zapominając o włączeniu automatycznej odpowiedzi. A przecież nie chcesz, żeby po powrocie szef albo klient zmył Ci głowę?!

Ankieta ”praca / kariera” + niespodzianka