AUTORESPONDER – PRZYKŁADY W JĘZYKU POLSKIM I ANGIELSKIM

Automatyczna odpowiedź.

 

Przykłady automatycznych odpowiedzi w języku polskim i angielskim.

Sprawdź, jakie informacje powinny znaleźć się w Twoim autoresponderze zanim znikniesz z pracy.

A jeśli szukasz przykładu automatycznej odpowiedzi w języku francuskim, to też takową w tym artykule znajdziesz –  tylko trochę dalej 😉

 

AUTOMATYCZNA ODPOWIEDŹ – AUTORESPONDER – OUT OF OFFICE – OOO

 

Wybierasz się na urlop? Czeka Cię wyjazd służbowy? Masz wizytę klienta? Albo jeszcze lepiej już jesteś na warsztatach czy konferencji  i ciągle się ktoś coś od Ciebie chce, a Ty po prostu nie masz możliwości rozmawiać.

Co wtedy?

Pierwsza myśl: autoresponder.

Dokładnie tak, włącz automatyczną odpowiedź i daj znać ”światu”, że w danym okresie nie jesteś (w pełni) dyspozycyjny i jeszcze lepiej – kiedy znowu będziesz dostępny.

I tu pojawia się pierwsze pytanie:

Co takiego napisać w treści autorespondera?

Jakie informacje zawrzeć, by poinformować o swojej nieobecności czy ograniczonej dostępności, ale tak by nie poirytować odbiorcy.

Nie oszukujmy się, jak wysyłam do kogoś wiadomość i po chwili w mojej skrzynce e-mailowej pojawia się autoresponder a czasem i ich fala mnie zalewa, to zwykle nie tryskam z tego powodu radością.

Po pierwsze, bo zdarza się, że takich automatycznych wiadomości dostaję kilka naraz i mam nieodparte wrażenie, że moja skrzynka jest spamowana.

Po drugi, jeszcze zanim przeczytam treść automatycznej odpowiedzi z góry już wiem, że nie będzie ona taka na jaką liczyłam, że dana sprawa nie zostanie rozwiązana od ręki, a zadanie do wykonania nadal będzie wisieć na mojej ”to do” liście. I jeszcze na dodatek w zaistniałej sytuacji jestem zmuszona wrócić do wysłanej przed momentem wiadomości, by włączyć sobie remindera.

Taki obrót sprawy raczej PM(O) nie cieszy.

Niemniej jednak czasem trzeba trochę odpocząć. Wybrać się na urlop. Odebrać nadgodziny. Zacząć pracę nieco później albo skończyć wcześniej niż zwykle. Wziąć udział w konferencji czy jakichś warsztatach. Zresztą co jakiś czas na kalendarzu pojawią się też święta czy też dopada nas jakieś choróbsko i nie ma rady, na wolne trzeba pójść. A wtedy bez autorespondera (np. Out of Office Assistanta w Outlooku) ani rusz.

 

CO POWINNO ZNALEŹĆ SIĘ W TREŚCI AUTORESPONDERA?

 

Jeśli chodzi o samą treść automatycznej wiadomości, to bez wątpienia powinny się w niej znaleźć poniższe informacje:

– okres nieobecności

Ważne, by podać informację, do kiedy włącznie nas nie ma, albo inaczej, kiedy najwcześniej można spodziewać się odpowiedzi.

– kontakt do osoby, która będzie w stanie pomóc, odpowiedzieć na pytania adresata e-maila, gdy nas nie będzie w pracy

Zwykle podaje się nazwę projektu czy też klienta i adres email (czasem telefon) do osoby kontaktowej (w korpo nazywa się taką osobę backupem). Niemniej jednak można się też spodziewać, że w autoresponderze pojawi się bardziej ogólna informacja w stylu: nazwa działu firmy wraz z ogólnym emailem, do którego dostęp ma kilka osób.

Dość często w treści autoresponderów można też znaleźć inne informacje, co do umieszczania, których mam wątpliwości. A mianowicie:

– sposób skontaktowania się z nami, gdy coś jest naprawdę pilnego;

Z reguły podany zostaje numer telefonu służbowego.

– informacja co do przyczyny naszej nieobecności.

Tu zazwyczaj pada informacja, że ktoś jest na urlopie, warsztatach z klientem, u klienta, na szkoleniu, na konferencji itp.

Jeśli chodzi o pierwszą kwestię – kontakt w sprawach niecierpiących zwłoki, to nie jestem do niego całkowicie przekonana z kilku powodów:

Po pierwsze, jeśli z kimś współpracuję na co dzień, to zazwyczaj ta osoba, w tym i klient, wie doskonale jak mnie ”dorwać”.

Po drugie, to co dla kogoś jest pilne, niekoniecznie musi też być pilne dla mnie.

I po trzecie, albo się jest na wolnym czy chorobowym, albo nie.

Z drugiej jednak strony, patrząc z perspektywy osoby prowadzącej działalność gospodarczą (a nie korpo ludka), której zapewne zależy na pozyskiwaniu nowych klientów/projektów, zawarłabym w automatycznej odpowiedzi informacje, czy, kiedy i jak można się ze mną skontaktować. Nie chciałabym przecież, żeby interes życia mnie ominął 😉

Co do drugiej kwestii – informowania o przyczynach nieobecności, to jak dla mnie niewiele zmienia czy w treści autorespondera pojawia się informacja, że ktoś jest na urlopie, szkoleniu, warsztatach itd. Nie ma go i już! Trzeba sobie jakoś poradzić bez niego. Ale z drugie strony jeś

Niemniej jednak wyczulam, że dla wielu osób brak takiej informacji jest odbierany jako niegrzeczność, stąd też decyzję czy pisać o przyczynie nieobecności zostawiam już Tobie.

I jeszcze jedno, żeby nie przyszedł Ci pomysł do głowy, by wypisywać w autoresponderze informacji uznawane za powszechnie prywatne typu, że Twoja nieobecność jest spowodowana opieką nad dzieckiem czy pobyt w szpitalu. Wtedy należy wpisać sick leave (zwolnienie) i tyle.

 

STANDARDOWA AUTOMATYCZNA ODPOWIEDŹ W JĘZYKU POLSKIM

 

Reasumując taka standardowa automatyczna wiadomość brzmi:

Szanowna Pani / Szanowny Panie,

Uprzejmie informuję, że w dniach (termin od) – (termin do) jestem nieobecna w biurze (ewentualnie powód nieobecności: przebywam na urlopie, jestem na konferencji itp.). Odpowiem na Państwa pytania po powrocie w ciągu (ilość dni – najlepiej podać przedział).

Jeśli sprawa jest niecierpiąca zwłoki proszę o kontakt z (Panią / Panem imię i nazwisko osoby kontaktowej) pod adresem (e-mail) lub telefonicznie (numer telefonu – sprawdź, żeby numer był poprawny i  ta osoba faktycznie w czasie Twojej nieobecności była dostępna – nic bardziej frustrującego, jak dostać podwójną automatyczną odpowiedź!!!).

Z poważaniem,

(Twoje imię i nazwisko)

(ewentualnie Twoja stopka z e-maila – nazwa i dane teleadresowe firmy)

 

TYPOWE BŁĘDY W TREŚCI AUTORESPONDERÓW – ZWŁASZCZA W JĘZYKU ANGIELSKIM

 

Zanim przejdziemy do poprawnych przykładów treści automatycznych odpowiedzi w języku angielskim, ku przestrodze przed bezmyślnym ich kopiowaniem od kolegów/koleżanek czy też z innych mało wiarygodnych źródeł, zerknij jeszcze na kilka typowych błędów, jakie niestety znalazły się w poniższej wiadomości:

Dear Sender,
Betwen {błąd 1} 03-12.07.2017 I’m { błąd 2} on annual leave. During my absence, please contact with {błąd 3} (imię i nazwisko osoby do kontaktu) [e-mail; numer telefonu].

Best regards,
Twoje imię i nazwisko

Błąd nr 1. Literówki – zanim ustawisz automatyczną odpowiedź sprawdź czy nie ”zjadłeś” jakiejś litery. Czy przekaz jest jasny i czy gramatycznie wszystko jest OK.

Błąd nr 2. Formy skrótowe – staraj się w treści firmowych autoresponderów używać pełnych form angielskich słów. Pisz ”I am”, nie ”I’m”. Zadbaj o to, by treść automatycznej wiadomości była napisana w tonie formalnym.

Błąd nr 3. Angielski czasownik ”to contact” – uważaj na angielskie słowo ”contact”, a dokładniej na zwrot ”kontaktować się z kimś”.

Otóż w języku angielskim słowo ”contact” jako rzeczownik faktycznie występuje z słówkiem ”with”:

keep in close contact with Monika.

Mary, please wash your hands because they’ve come into contact with chemicals.

natomiast ”to contact” jako czasownik już nie:

I’ve been trying to contact you for days.

Feel free to contact me for more information.

For further information, please contact our customer service department.

If I can be of further assistance for information, please contact me next week.

I ask anyone with further information to contact me.’

Reasumując kontaktować się z kimś w języku angielskim to: ”to contact sb” (bez with).

 

PRZYKŁADY AUTOMATYCZNYCH ODPOWIEDZI W JĘZYKU ANGIELSKIM

 

No i nadszedł czas, bym podzieliła się z Tobą, moimi wytrwale gromadzonymi przez lata pracy w korporacji przykładami typowych treści autoresponderów w języku angielskim, do wykorzystania na co dzień w pracy w środowisku międzynarodowym.

Przykład 1 (transit – podróż):

I am out of the office until (data, np. 7Apr18) and then will be travelling to (lokalizacja, np. to the UK).  I will respond as soon as I can. Please contact the following if you require an urgent response before my return. Thank you.

–  (nazwa projektu – imię i nazwisko osoby do kontaktu)

–  (nazwa projektu – imię i nazwisko osoby do kontaktu)

–  (nazwa projektu – imię i nazwisko osoby do kontaktu / imię i nazwisko osoby do kontaktu)

Best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

(ewentualnie Twoja stopka z e-maila – nazwa i dane teleadresowe firmy)

Przykład 2 (sick leave – zwolnienie):

I am out of the office until (data, np. 10 Mar 18).  I will review your message following my return on (dzień, data). If you need immediate assistance, contact (imię i nazwisko osoby do kontaktu, telefon, adres e-mail).

Best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

Przykład 3 (the shortest version – najkrótsza wersja):

Dear sender,

Thank you for e-mail! I am on holidays and will be back on August 18th.

Kindest regards

(Twoje imię i nazwisko)

Przykład 4 (longer version – dłuższa wersja):

Dear sender,

Thank you for your message. I will be out of the office until the 15th of December included.

In case of any (nazwa projektu) project’s issues / questions please contact (imię i nazwisko osoby do kontaktu).

With my best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

Przykład 5 (less formal – mniej oficjalna wersja):

Hi,

I’m away from the office between the 4th of July and 25th of July, so I’ll check my e-mail box when I come back. This e-mail has not been forwarded.

With the urgent cases related to:

–  (nazwa projektu) please contact my colleague (imię i nazwisko osoby do kontaktu)

–  (nazwa projektu) please contact (imię i nazwisko osoby do kontaktu) and (imię i nazwisko osoby do kontaktu).

Best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

Przykład 6 (conference – konferencja):

Dear,

Thanks for your e-mail. I’m currently on full day conference with very limited access to my e-mails.

If urgent please call or text me on my mobile phone (Twój numer telefonu).

I’ll be back in the office Tuesday November 3rd.

Kind regards,

(Twoje imię i nazwisko)

(ewentualnie Twoja stopka z e-maila – nazwa i dane teleadresowe firmy)

Przykład 7 (holiday – urlop):

Please be advised that I will be on (annual) leave (albo holiday) this week through December 16th.

I apologize in advance for any delay in responding to your e-mail. If this matter is urgent do not hesitate to call or message me via mobile at (Twój numer telefonu), noting that I will be in CET time zone.

Best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

Przykład 8 (travelling / Internet access issues – podróż / dostęp do Internetu):

Please be advised that I will be travelling today then attending workshops (albo participating in workshops) in Europe November 17th.

I apologize in advance for any delay in responding to your e-mail. I will respond at my earliest opportunity once I have connectivity.

Best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

Przykład 9 (public holiday – dni ustawowo wolne od pracy):

Please be advised that November 1st is a statutory (albo public) holiday in Poland.

I apologize in advance for any delay in responding to your e-mail. Please do not hesitate to call me at (Twój numer telefonu) if the matter is urgent.

Thank you for your understanding and best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

Przykład 10 (celebration – świetowanie):

Please be advised that I will be out of office (celebrating (nazwa święta)), Monday January 1st. However I will be checking e-mail on a periodic basis.

I apologize in advance for any delay in responding to your e-mail. If this matter is urgent do not hesitate to call or message me via mobile at (Twój numer telefonu), noting that I will be in GMT time zone.

Thank you and best regards,

(Twoje imię i nazwisko)

Przykład 11 (Christmas, Easter, New Year – święta i okres świąteczny):

Thank you for your email, I’m currently out of the office until (data).

I will reply to your message promptly when I return. But, if you require immediate assistance, please send an email to (imię i nazwisko osoby do kontaktu) at (email do tej osoby) in my absence.

Wishing you and yours a wonderful holiday season!
(Twoje imię i nazwisko)

 

GRATIS – PRZYKŁAD AUTOMATYCZNEJ ODPOWIEDZI W JĘZYKU FRANCUSKIM I ANGIELSKIM

 

Veuillez noter que je serais absent entre 15 et 26 juin puis en congés jusqu’au 18 juillet 2018 (inclus – możesz dodać ”włącznie”, żeby nie było wątpliwości do kiedy dokładnie Cię nie będzie).

Pour des problèmes urgents vous pouvez contacter:

(imię i nazwisko osoby do kontaktu) (adres email tej osoby, tél. numer telefonu)

Cordialement,

(Twoje imię i nazwisko)

° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° ° °

Please note I will be absent June 15-26th and I will be on leave until July 18th, 2018 (included – ewentualnie do dodania).

For urgent matters please contact:

(imię i nazwisko osoby do kontaktu) (adres email tej osoby, tel. numer telefonu)

Kind regards,

(Twoje imię i nazwisko)

 

OSTATNIA WSKAZÓWKA

 

Na koniec jeszcze ostatnia podpowiedź z mojej strony.

Staraj się redagować treść i ustawiać autoresponder co najmniej jeden dzień przed Twoim ostatnim normalnym dniem pracy. Dlaczego? Ponieważ z reguły, gdy nadchodzi czas by się pakować i kończyć pracę nagle pojawiają się jakieś niecierpiące zwłoki sprawy do załatwienia i w ferworze walki z upływającym czasem bardzo łatwo wyjść z biura zapominając o włączeniu automatycznej odpowiedzi. A przecież nie chcesz, żeby po powrocie szef zmył Ci głowę?!

 

ANKIETA ”ANGIELSKI” + NIESPODZIANKA

 

A jeśli masz do mnie pytania, albo szukasz dodatkowych informacji, potrzebujesz pomocy, materiałów do nauki języka angielskiego, to koniecznie mi o tym napisz w poniższej ankiecie, bym wiedziała, jaką wiedzą, jakimi materiałami do nauki, powinnam się z Tobą podzielić.

Dla osób, które wypełnią ankietę i zostawią do siebie adres email mam niespodziankę 🙂

Powered byTypeform

 

Spodobał Ci się artykuł, udostępnij go znajomym!

Bądź na bieżąco:

– zapisz się na newslettera (otrzymasz dostęp m.in. do e-booka ”Efektywna nauka języka”);

– obserwuj bloga FRANG na FacebookuTwitterze lub Google+.

Gru 20, 2017 | Zamieszczone przez w PRZYDATNE ZWROTY | Brak komentarzy

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Premium Wordpress Themes by UFO Themes
error: Content is protected !!
Więcej w PRZYDATNE ZWROTY
Francuskie przekleństwa - les gros mots
FRANCUSKIE ”GRUBE SŁOWA”, KTÓRE TRZEBA ZNAĆ!

  Francuskie ''grube słowa'' (les gros mots), czyli przekleństwa w języku francuskim, które koniecznie trzeba bliżej poznać. Zestawienie najpopularniejszych francuskich...

Zamknij